MEJORA el proceso de Aprobaci贸n de 脫rdenes de Compra 鉁旓笍 con esta APP de Odoo 馃捁

Para algunas empresas, el flujo de trabajo de aprobaci贸n de 贸rdenes de compra es esencial. Se utiliza para hacer cumplir las reglas comerciales de una empresa y garantizar que todos los pedidos de compra sean correctos. Algunas empresas requieren varios niveles de autorizaci贸n que se basan en reglas y departamentos comerciales 煤nicos.

Toh Soluciones Digitales tiene a tu disposici贸n una aplicaci贸n de Odoo, creada por nosotros mismos, que lleva por nombre: Triple aprobaci贸n en orden de compras App Odoo. Esta app dise帽ada para mejorar la gesti贸n del departamento de Compras con el de Contabilidad o Finanzas de tu empresa.

驴PARA QU脡 SIRVE ESTA APP?

Sirve para ampliar los niveles de aprobaci贸n y autorizaci贸n de las 贸rdenes de compra. De esta manera tus 贸rdenes de compra tendr谩n varios niveles de autorizaci贸n.

Esta app te ayudar谩 a crear un proceso de aprobaci贸n de tres niveles para tu orden de compra. Este m贸dulo de Odoo agrega tres procesos de validaci贸n, los cuales puedes configurar f谩cilmente.

Por default, Odoo, posee dos niveles de aprobaci贸n de 贸rdenes de compra, sin embargo, esta app nos permite crear un nivel m谩s.

El proceso de triple aprobaci贸n de 贸rdenes de compra que esta aplicaci贸n nos ofrece es pr谩cticamente autom谩tico; Es sencillo y muy r谩pido, tanto en su uso como en la configuraci贸n. Se adapta a cualquier sector y tama帽o de negocio, su escalabilidad y sencillez lo hace el ERP perfecto.

En el primer nivel o primera aprobaci贸n se encuentra un Usuario cualquiera dentro de la compa帽铆a, quien detecta una ausencia o requiere el abastecimiento de cierto producto o material. Este usuario crea la orden de compra dirigida al proveedor y la env铆a al gerente de compras o persona encargada de esta 谩rea.

En el segundo nivel se encuentra el gerente de compras, quien confirma la orden de compra. Al ser confirmada, 茅sta es enviada al gerente de finanzas para su respectiva aprobaci贸n. Todas las 贸rdenes de compra ser谩n revisadas por el personal del departamento de compras y solo ellos pueden confirmarlas o cancelarlas dentro de este nivel.

En el tercer y 煤ltimo nivel de aprobaci贸n, se encuentra el Gerente de Finanzas de la empresa, quien tiene la 煤ltima decisi贸n de aprobar o cancelar la orden de compra.  

驴C脫MO INSTALO LA APP ODOO?

Antes de proceder a la instalaci贸n de la app, debes conocer los requisitos de instalaci贸n. 聽Es necesario tener instalados los m贸dulos de Compras (purchase) y Contabilidad (account). El nombre t茅cnico de la app es purchase_approval_status.

Esta aplicaci贸n est谩 disponible para Odoo 13 y 14, versi贸n Community y Enterprise. La puedes descargar desde nuestro sitio web o en la tienda de Odoo y tiene un costo de 10 euros, lo que vendr铆a siendo alrededor de $243 pesos mexicanos.

Para descargarla ingresa al siguiente link:

https://apps.odoo.com/apps/modules/14.0/purchase_approval_status/

驴C脫MO CONFIGURO LA TRIPLE APROBACION DE ORDENES DE COMPRA?

Una vez que hayas instalado la app, deber谩s configurar los permisos para confirmar las 贸rdenes de compra.

Para poder usar esta aplicaci贸n necesitamos primeramente configurar a los usuarios que NO podr谩n aprobar las 贸rdenes de compra, para ello

Paso 1. Nos dirigimos a Ajustes.

Paso 2. Hacemos clic en Usuarios y Compa帽ias.

Paso 3. Hacemos click en Usuarios.

Paso 4. Buscamos el usuario.

Paso 5. Seleccionamos la pesta帽a Configuraci贸n personalizada.

Paso 6. Desmarcamos el check de Permitir confirmar Compra鈥.

Ahora deber谩s configurar a todos aquellos usuarios que SI puedan aprobar las 贸rdenes de compra:

Es el mismo proceso, con la diferencia que ahora deber谩s activar el check de Permitir confirmar Compra.

Si ha configurado el proceso correctamente, los niveles de aprobaci贸n de su orden de compra deber铆an verse de la siguiente manera:

Un usuario cualquiera dentro de tu negocio detecta una ausencia y decide levantar una orden de compra. En este punto solicitar谩 la confirmaci贸n con el gerente del 谩rea de compras.

PRIMER NIVEL DE APROBACI脫N

En este primer paso, la orden de compra es un Presupuesto o Petici贸n de presupuesto y al momento presionar el bot贸n Solicitar confirmaci贸n, el personal de Compras ser谩 alertado mediante un correo electr贸nico que se levant贸 dicha petici贸n.

SOLICITAR CONFIRMACI脫N (Presupuesto Requisici贸n) – Usuario 鈥 Personal del 谩rea de compras.

Al presionar Solicitar confirmaci贸n, autom谩ticamente el presupuesto se convierte en una Requisici贸n.

SEGUNDO NIVEL DE APROBACI脫N

El personal de Compras recibir谩 la orden de compra. La Requisici贸n necesitar谩 ser aprobada por el departamento de compras o persona encargada de dicha 谩rea dentro de la empresa.

APROBACI脫N DE COMPRA (Requisici贸nPara aprobar) – Personal de compras – Director de finanzas.

Una vez confirmada, la Requisici贸n se convierte en una orden Para aprobar.

En caso de que el 谩rea de compras decida rechazar la orden, se le notificar谩 al usuario que levant贸 dicha orden en primera instancia, mediante un correo electr贸nico, que su orden de compra fue rechazada.

La Requisici贸n vuelve a ser un Presupuesto. Para cancelar una Requisici贸n, el departamento de compras solamente deber谩n presionar el bot贸n Establecer a borrador y despu茅s el bot贸n Cancelar.

COMPRA RECHAZADA (Requisici贸nPresupuesto [Establecer a borrador + cancelar]) – Personal de compras 鈥 Usuario.

TERCER NIVEL DE APROBACI脫N

En este nivel la orden o pedido Para aprobar es recibida por el Director de Finanzas de la empresa; su labor ser谩 revisar dicha orden y confirmarla, o en su defecto, cancelarla.

Si es aprobada, entonces el personal de compras ser谩 notificado a trav茅s de un correo electr贸nico con copia al usuario que levanto el pedido en primera instancia, que la orden fue aprobada. La orden Para aprobar ase convierte en un Pedido u Orden de compra.

COMPRA APROBADA (Para aprobarPedido de compra) – Director de finanzas 鈥 Personal de compras / Usuario

Si el gerente de fianzas decide cancelar el pedido Para aprobar, entonces 茅ste se convierte en un pedido Cancelado. Esto se le notifica al usuario que en primera instancia levant贸 la orden de compra con copia al departamento de Compras. Para cancelarlo, el Gerente de Finanzas simplemente deber谩 presionar el bot贸n Cancelar.

COMPRA DESAPROBADA (Para aprobarCancelado) – Director de finanzas 鈥 Usuario/ Personal de compras

Una buena gesti贸n de las 贸rdenes de compra mejorar谩 los procesos y la comunicaci贸n entre los m煤ltiples departamentos de tu empresa. Aprovecha y adqui茅rela 隆Ahora mismo!

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