La gestión de proyectos es un aspecto importante de cualquier negocio, especialmente para aquellos que esperan expandirse y buscan constantemente la optimización operativa.
Mediante la gestión de proyectos podrá asegurarse de que los recursos y esfuerzos que estén destinados a varios planes se traduzcan en logros y resultados concretos, y que vayan a la par con las metas estratégicas de la organización.
En general, la gestión de proyectos es importante porque es la garantía del éxito. Sin ella, es solo una actividad aleatoria sin ningún efecto concreto y una pérdida de dinero, tiempo y otros recursos.
Es por esto que en este articulo te presentamos 9 errores comunes durante la gestión de un proyecto y cómo evitarlos o solucionarlos.
1. Mala planificación
Cuando se trata de la gestión de proyectos, el primer paso que debemos dar es elaborar un plan adecuado y detallado. Las tareas de planificación, los plazos y los recursos a nuestra disposición son fundamentales para una gestión eficaz de los proyectos. De lo contrario, el logro de nuestros objetivos puede estar en peligro.
2. Ausencia de un Project Manager
Nuestros proyectos necesitan ser gestionados y liderados por alguien con la capacidad para tomar la iniciativa, promover, motivar, incentivar y evaluar a todo el equipo para avanzar de la manera más eficaz y eficiente en el desarrollo e implementación del proyecto.
3. No realizar seguimientos constantes
Las revisiones periódicas deben ser parte de nuestros planes para garantizar que todo esté a tiempo. Esto no solo nos ayuda a tener un control total sobre el proceso, sino que también previene de manera oportuna los errores que puedan ocurrir durante el desarrollo.
4. No cumplir los plazos previstos
Este punto es sumamente importante, pues no nos servirá de nada realizar una magnífica planificación si después no podemos cumplir con los plazos establecidos en el calendario.
5. Falta de comunicación
Uno de los principales pilares de la gestión de proyectos es la comunicación con nuestro equipo. El intercambio de información, opiniones e ideas debe hacerse regularmente para evitar malentendidos.
6. No involucrar a todo el equipo en la realización del proyecto
Si bien alguien siempre tiene que planificar, gestionar y liderar el equipo que ejecutará el proyecto, la realización y ejecución de éste es responsabilidad de todos.
La participación de todos los miembros del equipo en el proyecto es una de las principales tareas del Project Manager durante la gestión del proyecto.
7. Falta de unión en el equipo de trabajo
Es muy importante que los miembros del equipo permanezcan unidos además de participar en el proyecto. Esto evitará confrontaciones internas y problemas de coordinación que podrían afectar el desarrollo del proyecto.
8. Mala asignación de roles y funciones en el equipo
Desde el principio, necesitamos definir quiénes exactamente estarán involucrados en la ejecución de nuestros proyectos y asignarles funciones y roles específicos. Un equipo de trabajo bien estructurado es aquel en el que cada miembro entiende su rol en la ejecución del proyecto y lo hace correctamente.
9. Entregar el proyecto sin validarlo previamente
Uno de los momentos más importantes en la gestión de proyectos ocurre cuando tenemos que entregar el producto al cliente. En muchos casos, debido a problemas de tiempo y/o presupuesto, las entregas se apresuraron y, en algunos casos, no se realizaron los controles de calidad adecuados, lo que podría generar una pérdida de confianza por parte de nuestros clientes.
¿Cómo evitar y/o resolver estos inconvenientes?
La gestión de proyectos es un proceso complejo y propenso a errores; por lo que es muy importante aplicar ciertas estrategias y seguir ciertos principios para que el proyecto se desarrolle como debe y nunca pierda el foco.
Específicamente, estamos hablando de definir tareas independientes que están relacionadas, como grupos de trabajo en su conjunto. Asimismo, cada actividad debe estar metódicamente encaminada hacia un fin específico y único.
Para lograrlo, se deben delegar funciones con precisión y, sobre todo, se debe seleccionar a las personas adecuadas para desempeñar estas funciones.
El hecho de que un proyecto se centre en el tiempo y las personas, no significa que el aspecto tecnológico deba dejarse de lado.
Las soluciones como los softwares ERP son esenciales para lograr la estabilidad operativa requerida y el flujo de trabajo optimizado.
Actualmente, es difícil y extenso cumplir con los plazos esperados sin considerar la digitalización o incluso la automatización; sin duda un ERP les facilitará las cosas.
Tenemos la solución a todos estos errores…
En TOH Soluciones Digitales tenemos la solución a todos estos errores; te presentamos nuestro Administrador de Proyectos, una app de Odoo que les permitirá llevar un seguimiento mas preciso sobre el proyecto y las tareas asignadas. Además, cuenta con una nueva pantalla (Dashboard) en la cual se podrá visualizar el avance del proyecto, un resumen de tareas mediante gráficas.
Lo mejor de todo es que puedes adquirir la app, aunque no utilices actualmente Odoo en tu negocio.
Con nuestro Administrador de Proyectos podrás:
1. Visualizar el avance del proyecto y un resumen de tareas mediante gráficas.
2. Identificar una etapa inicial, final y de cancelación.
3. Las tareas contarán con diferentes estatus que ayudarán con su seguimiento.
4. Se podrá asignar tareas dependientes de otras tareas.
5. Con esta aplicación ahora se pueden designar los roles que tendrán los integrantes del equipo de cada proyecto.
6. Las tareas se pueden clasificar según el tipo de actividad que se tenga que realizar. De esta forma nuestros clientes sepan en cual actividad se esta trabajando.
7. Desde la vista del portal se podrá ver a todos los involucrados en el proyecto, el progreso de las tareas y a quiénes fueron asignadas, además se podrá mostrar una descripción pública sobre el proyecto.
8. Nuestra app permite que el Project Manager o el cliente, apruebe o rechace determinadas tareas durante el proceso.
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