Para algunas empresas, el flujo de trabajo de aprobación de órdenes de compra es esencial. Se utiliza para hacer cumplir las reglas comerciales de una empresa y garantizar que todos los pedidos de compra sean correctos. Algunas empresas requieren varios niveles de autorización que se basan en reglas y departamentos comerciales únicos.
Toh Soluciones Digitales tiene a tu disposición una aplicación de Odoo, creada por nosotros mismos, que lleva por nombre: Triple aprobación en orden de compras App Odoo. Esta app diseñada para mejorar la gestión del departamento de Compras con el de Contabilidad o Finanzas de tu empresa.
¿PARA QUÉ SIRVE ESTA APP?
Sirve para ampliar los niveles de aprobación y autorización de las órdenes de compra. De esta manera tus órdenes de compra tendrán varios niveles de autorización.
Esta app te ayudará a crear un proceso de aprobación de tres niveles para tu orden de compra. Este módulo de Odoo agrega tres procesos de validación, los cuales puedes configurar fácilmente.
Por default, Odoo, posee dos niveles de aprobación de órdenes de compra, sin embargo, esta app nos permite crear un nivel más.
El proceso de triple aprobación de órdenes de compra que esta aplicación nos ofrece es prácticamente automático; Es sencillo y muy rápido, tanto en su uso como en la configuración. Se adapta a cualquier sector y tamaño de negocio, su escalabilidad y sencillez lo hace el ERP perfecto.
En el primer nivel o primera aprobación se encuentra un Usuario cualquiera dentro de la compañía, quien detecta una ausencia o requiere el abastecimiento de cierto producto o material. Este usuario crea la orden de compra dirigida al proveedor y la envía al gerente de compras o persona encargada de esta área.
En el segundo nivel se encuentra el gerente de compras, quien confirma la orden de compra. Al ser confirmada, ésta es enviada al gerente de finanzas para su respectiva aprobación. Todas las órdenes de compra serán revisadas por el personal del departamento de compras y solo ellos pueden confirmarlas o cancelarlas dentro de este nivel.
En el tercer y último nivel de aprobación, se encuentra el Gerente de Finanzas de la empresa, quien tiene la última decisión de aprobar o cancelar la orden de compra.
¿CÓMO INSTALO LA APP ODOO?
Antes de proceder a la instalación de la app, debes conocer los requisitos de instalación. Es necesario tener instalados los módulos de Compras (purchase) y Contabilidad (account). El nombre técnico de la app es purchase_approval_status.
Esta aplicación está disponible para Odoo 13 y 14, versión Community y Enterprise. La puedes descargar desde nuestro sitio web o en la tienda de Odoo y tiene un costo de 10 euros, lo que vendría siendo alrededor de $243 pesos mexicanos.
Para descargarla ingresa al siguiente link:
https://apps.odoo.com/apps/modules/14.0/purchase_approval_status/
¿CÓMO CONFIGURO LA TRIPLE APROBACION DE ORDENES DE COMPRA?
Una vez que hayas instalado la app, deberás configurar los permisos para confirmar las órdenes de compra.
Para poder usar esta aplicación necesitamos primeramente configurar a los usuarios que NO podrán aprobar las órdenes de compra, para ello
Paso 1. Nos dirigimos a Ajustes.
Paso 2. Hacemos clic en Usuarios y Compañias.
Paso 3. Hacemos click en Usuarios.
Paso 4. Buscamos el usuario.
Paso 5. Seleccionamos la pestaña Configuración personalizada.
Paso 6. Desmarcamos el check de Permitir confirmar Compra.
Ahora deberás configurar a todos aquellos usuarios que SI puedan aprobar las órdenes de compra:
Es el mismo proceso, con la diferencia que ahora deberás activar el check de Permitir confirmar Compra.
Si ha configurado el proceso correctamente, los niveles de aprobación de su orden de compra deberían verse de la siguiente manera:
Un usuario cualquiera dentro de tu negocio detecta una ausencia y decide levantar una orden de compra. En este punto solicitará la confirmación con el gerente del área de compras.
PRIMER NIVEL DE APROBACIÓN
En este primer paso, la orden de compra es un Presupuesto o Petición de presupuesto y al momento presionar el botón Solicitar confirmación, el personal de Compras será alertado mediante un correo electrónico que se levantó dicha petición.
SOLICITAR CONFIRMACIÓN (Presupuesto – Requisición) – Usuario – Personal del área de compras.
Al presionar Solicitar confirmación, automáticamente el presupuesto se convierte en una Requisición.
SEGUNDO NIVEL DE APROBACIÓN
El personal de Compras recibirá la orden de compra. La Requisición necesitará ser aprobada por el departamento de compras o persona encargada de dicha área dentro de la empresa.
APROBACIÓN DE COMPRA (Requisición – Para aprobar) – Personal de compras – Director de finanzas.
Una vez confirmada, la Requisición se convierte en una orden Para aprobar.
En caso de que el área de compras decida rechazar la orden, se le notificará al usuario que levantó dicha orden en primera instancia, mediante un correo electrónico, que su orden de compra fue rechazada.
La Requisición vuelve a ser un Presupuesto. Para cancelar una Requisición, el departamento de compras solamente deberán presionar el botón Establecer a borrador y después el botón Cancelar.
COMPRA RECHAZADA (Requisición – Presupuesto [Establecer a borrador + cancelar]) – Personal de compras – Usuario.
TERCER NIVEL DE APROBACIÓN
En este nivel la orden o pedido Para aprobar es recibida por el Director de Finanzas de la empresa; su labor será revisar dicha orden y confirmarla, o en su defecto, cancelarla.
Si es aprobada, entonces el personal de compras será notificado a través de un correo electrónico con copia al usuario que levanto el pedido en primera instancia, que la orden fue aprobada. La orden Para aprobar ase convierte en un Pedido u Orden de compra.
COMPRA APROBADA (Para aprobar – Pedido de compra) – Director de finanzas – Personal de compras / Usuario
Si el gerente de fianzas decide cancelar el pedido Para aprobar, entonces éste se convierte en un pedido Cancelado. Esto se le notifica al usuario que en primera instancia levantó la orden de compra con copia al departamento de Compras. Para cancelarlo, el Gerente de Finanzas simplemente deberá presionar el botón Cancelar.
COMPRA DESAPROBADA (Para aprobar– Cancelado) – Director de finanzas – Usuario/ Personal de compras
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