¿Necesitas saber si el módulo de compras de Odoo le conviene a tu negocio? ¿quieres saber cómo funciona? Pues bien, en este artículo te explico en 8 sencillos pasos como hacer una compra en Odoo para gestionar tus pedido de compra con este ERP. Odoo nos ofrece una buena alternativa para centralizar tus compras, tan buena que no la podemos ignorar. Este artículo está basada en el módulo de Compras de Odoo community 13.
Este módulo es realmente sencillo de usar. Para este manual usé un ambiente nuevo de Odoo con únicamente el módulo de Compra. Al instalar este módulo, por defecto se instala otras aplicaciones dependientes, específicamente el módulo de Conversaciones y el de Facturación / Contabilidad. También te podría interesar nuestro artículo donde te explicamos como configurar autorizaciones por montos en tus órdenes de compra.
Guía de uso
Paso 1. Lo primero que haremos es dirigirnos al módulo de Compras, para ello abrimos la opción localizada en la parte superior izquierda (el ícono con 4 recuadros) y oprimimos el botón de Compras.
Una vez dentro del módulo nos mostrará por default la pantalla de “Solicitudes de presupuesto”, una solicitud de presupuesto no es más que una solicitud de las cosas que se necesita comprar. Esta solicitud también se puede crear desde la opción del menú Pedidos/Pedidos de compra.
Paso 2. Para crear la solicitud oprimimos el botón “Crear”. En la pantalla desplegada llenamos la información que se nos solicita, de manera predefinida llenará la fecha de pedido al día y hora actual, podríamos cambiarlo si se desea. Otro campo a llenar es el proveedor al cual estamos dirigiendo la solicitud. La referencia de proveedor (folio de la cotización que el proveedor te envía) generalmente se desconoce al principio; es un campo no obligatorio por lo que no hay problema al dejarlo vacío, en caso de tener ya la cotización del proveedor en mano capturamos el folio en este campo. En este apartado es obligatorio llenar el campo Proveedor y Fecha de pedido.
Paso 3. Para llenar el apartado de productos contamos con tres opciones: agregar una sección, agregar un producto o agregar una nota. Las secciones y las notas nos sirven para tener una solicitud más ordenada. Si queremos agregar una sección oprimimos “Agregar una sección” que se encuentra al final de la lista. Se nos mostrará una línea en donde podemos escribir la descripción que queramos.
Para agregar productos o servicios oprimimos “Agregar un producto”, esto nos agregará una línea en donde podemos seleccionar el producto en la columna “Producto”. Si nuestro producto no se encuentra en el listado desplegado podemos escribir parte del nombre o incluso el código del producto para realizar una búsqueda, conforme se vaya escribiendo se va desplegando la lista de productos o servicios que coinciden con lo escrito. Una vez que encontremos el producto o servicio que deseamos agregar, lo seleccionamos de la lista y se añadirá una línea nueva, el campo descripción se llena en automático con la descripción del producto.
El campo cantidad de manera predeterminada se pondrá en 1 pero si se requiere lo podemos modificar. El precio unitario y los impuestos lo traerán de la configuración del producto. Si el producto no tiene un precio unitario o impuestos definidos aún, no te preocupes, podrás cambiarlo desde aquí. En el caso de los impuestos se pueden agregar tantos impuestos se necesiten por producto.
Si queremos agregar notas, basta con oprimir “Agregar nota” y se creará una línea donde podemos escribir la nota que necesitamos.
Es importante saber que podemos eliminar cualquier línea que queramos, esto lo podemos hacer con la opción del bote de basura que se encuentra al final de cada línea.
Una vez capturado los productos podremos capturar los términos, condiciones o notas generales en el campo mostrado debajo de la tabla, además podremos observar el desglose del precio.
Paso 4. En la pestaña de “Otra información” seleccionaremos la fecha de recepción, esta fecha es la que el proveedor te indica que hará la entrega del producto. Representante del proveedor que vendría siendo una persona dentro de tu organización que es el que se comunica con el proveedor y pacta con él. Plazos de pago es el periodo de tiempo en el que se le tiene que realizar el pago a dicho proveedor después de haber recibido el producto. Posición fiscal, se trata de una configuración donde se hace un cambio de impuestos de acuerdo a una configuración.
Paso 5. Terminada la captura de información, ahora damos click al botón Guardar que se encuentra en la parte superior izquierda y así de sencillo ya tenemos nuestro primer Solicitud de presupuesto.
Paso 6. El siguiente punto es opcional, si no deseamos enviar o descargar el presupuesto en formato PDF, podemos saltarnos al siguiente paso sin ningún problema.
Ya que el presupuesto se ha creado, ahora es tiempo de enviárselo a nuestro proveedor, para ello tenemos dos opciones. La primera es descargarnos el presupuesto en formato PDF para posteriormente enviárselo al proveedor por algún medio electrónico fuera del alcance de Odoo. Para descargar el presupuesto lo único que tenemos que hacer es dirigirnos a la opción de Imprimir y ahí seleccionar “Solicitud de presupuesto”, esto automáticamente descargará el presupuesto en tu disco local.
La segunda opción es enviar el formato directamente desde Odoo, para ello no necesitamos salirnos de la pantalla de la solicitud, basta con oprimir el botón “Enviar por correo electrónico”.
Se mostrará una ventana emergente donde podemos agregar a los destinatarios, un asunto y un texto. Por default solamente contará con un único destinatario, que vendría siendo el proveedor. El asunto y el cuerpo del mensaje se llenan de manera automática de acuerdo a una plantilla preestablecida y configurada.
Si se decide por enviar el correo electrónico al proveedor desde esta opción, la solicitud de presupuesto cambiará de estatus a “Petición de cotización enviada”. Si por alguna situación se desea enviar de nuevo este presupuesto, Odoo nos cambia el botón “Enviar por correo electrónico” por “Reenviar por correo electrónico” y el proceso es exactamente igual al de enviar.
Paso 7. Una vez se ha tomado la decisión de realizar la compra con el proveedor de nuestra solicitud, solamente nos resta confirmar la compra, para ello oprimimos el botón “Confirmar pedido” y el estatus de nuestra solicitud cambia a “Pedido de compra”.
Paso 8. Estar en este punto significa que ya tenemos nuestro pedido de compra listo para enviar al proveedor y que este inicie su proceso de surtido del producto o servicio. Para hacer esto hacemos click en el botón “Enviar PC por correo electrónico” o podemos descargar el formato en PDF. Ambos son idénticos a los mostrados en el punto 6.
Paso 9. Una vez concluido el paso anterior, podemos bloquear el registro para que nadie pueda cancelarlo o reenviar el pedido al proveedor. Para ello nos dirigimos y hacemos click al botón “Bloquear”. Esta opción es muy importante para evitar acciones accidentales en el pedido.
Características adicionales
Como dato interesante puedo comentar que podemos monitorear todos los pasos que se siguieron para llegar al estatus en el que se encuentra el pedido. Basta con ir al final de la página y ver el log (camino que ha recorrido en el registro) del pedido de compra. Esto es sumamente importante para vincular responsabilidades o simplemente a manera de consulta. En nuestro caso de ejemplo se podrá ver que el día 7 de mayo de 2020 se creó la solicitud, ese mismo día se envió la cotización al proveedor y en otra fecha se convirtió en pedido de compra y se bloqueó.
Existen más procesos vinculados a éste módulo, como lo es la parte de facturación, ventas o la recepción de inventario, incluso el de fabricación, pero los veremos en artículos posteriores.
Como resumen puedo decir que el módulo de orden de compras de Odoo cuenta con diferentes funcionalidades interesantes, además es muy sencillo de utilizar e intuitivo, lo que te puede ayudar a potencializar tu empresa. Con este módulo podrás unificar y controlar las compras que tu empresa o negocio realiza.
Asegúrate de que tu empresa o negocio haga sus compras de manera inteligente y controlada, sin importar en qué parte te encuentres. En Toh Soluciones Digitales ofrecemos servicios de implementación Odoo de este y muchos más módulos. Si ya cuentas con Odoo en tu empresa de igual manera podemos orientarte a mejorar o adecuarlo a tu proceso actual.
En Toh Soluciones Digitales tenemos un amplio catálogo de servicios para llevar a tu empresa a su máximo nivel de desarrollo.
