Existen muchos problemas que rodean a la mayoría de las empresas mexicanas en relación a la facturación electrónica. Un sector que hasta la fecha enfrenta grandes problemas con este tema son las pequeñas y medianas empresas (PyMES).
En muchas ocasiones las PyMes no pueden adquirir en su gestión la facturación electrónica, ya que puede resultar costosa para el apretado presupuesto y los limitados ingresos que poseen. Y en caso de que la integren, el poco conocimiento en materia fiscal puede traer más problemas. Asimismo, una mala organización de los procesos internos y prácticas indebidas han contribuido a la compleja situación de las pequeñas y medianas empresas mexicanas; además de ser acreedores de multas o sanciones por no cumplir con los requisitos de la facturación electrónica, pueden poner en riesgo su estadía en el mercado.
En el presente artículo te decimos cuáles son los principales problemas que la mayoría de las empresas enfrentan en su facturación y como evitar este tipo de situaciones.
Llevas el registro de tus ventas en Excel y requieres trascribir todas tus facturas manualmente en un portal
Es bastante común tener el registro de todas las ventas en un documento en Excel y transcribir todas las facturas de forma manual a un portal en línea. Esta tarea resulta ser tediosa, pues requiere mucha atención para que no existan errores en los datos copiados, registros duplicados o faltantes.
Hoy en día, es posible llevar tu registro de ventas y facturas en un solo sistema y acceder a él desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento. Asimismo, es posible generar las facturas desde el momento en que generas ventas, lo cual te ahorrara bastante tiempo y esfuerzo.
Una muy buena opción es usar un ERP como lo es Odoo que automatiza y te permite el control de varias áreas de tu negocio, entre ellas todo el proceso de facturación, desde su inicio de la prospección de tu cliente, hasta llegar a la facturación electrónica.
Capturar muchas veces los datos de producto o cliente
¿Te ha pasado que para generar una factura similar tienes que capturar varias veces la misma información? Son muchos los problemas de la facturación manual que podemos listar, sin embargo, uno de los más frecuentes es que al generar un cfdi nuevo se tiene que volver a capturar todo de nueva cuenta.
Captura los datos de tus productos o clientes una sola vez y en la siguiente venta de forma automática se generará tu factura y el llenado de los datos, tanto del emisor como receptor, igualmente será automático.
Odoo ERP te permite importar registros y bases de datos enteras en formato Excel, Google Drive, Open Office o cualquier software de hojas de cálculo. Puedes importar el registro de tus productos, servicios, contactos, proveedores, cuentas bancarias, etc.
Importa tu información de manera sencilla, ágil y eficaz para olvidarte de recordarlos cada vez que generes tu factura electrónica
¿Usas dos sistemas independientes para llevar tus ventas y tus facturas?
Usar CONTPAQi o Aspel SAE para el timbrado de tus facturas combinado con algún otro sistema para el control de tus ventas es un grave error; esto puede llegar a generarte problemas de facturación e inconsistencias en los datos.
La tecnología en el ámbito de las empresas ha contribuido a agilizar y automatizar los procesos internos; la facturación, la contabilidad y el área comercial necesitan estar sincronizadas e interconectadas para facilitar el crecimiento de las empresas y negocios. Por lo que tener sistemas independientes para cada proceso te traerá mucho trabajo administrativo innecesario y mucho control para mantener consistente tu información.
Los sistemas ERP son software que integra todas las áreas de una empresa en un solo sistema; permite administrar mejor los recursos empresariales. Odoo es un software encaminado a brindarle un conjunto completo de aplicaciones y módulos para administrar todo, desde ventas y CRM hasta recursos humanos, facturación y finanzas desde una sola plataforma. Administra tus ventas, facturación y contabilidad desde el mismo lugar y olvídate de mantener y pagar soluciones separadas.
Desconocimiento de las claves de producto o servicio
En la actualidad el Sistema de Administración Tributaria (SAT) solicita a todas las empresas tener categorizados correctamente sus productos y servicios que se facturen; en caso de NO clasificar de manera correcta tu producto o servicio podría ocasionar que no puedas deducir impuestos de manera adecuada
¿Alguna vez ha intentado facturar desde la página gratuita del SAT? Resulta muy complicado aprenderse de memoria las claves de productos o servicios que una empresa comercializa. Lo más recomendable es contar con un sistema que permita guardar esta información previamente para su posterior uso.
No emitir facturas a tiempo
Posponer la emisión de una factura, por el motivo que sea, es una acción que no debes cometer. Mientras más rápido emitas tu factura, más rápido la cobras, y evitas situaciones como que el cliente olvide realizar el pago, o verte muy apretado al cierre de cada mes.
La respuesta a este problema es un sistema que permita generar facturas desde el momento en que generas una nueva venta y enviar la factura al destinatario inmediatamente; todo esto con un simple clic. Asimismo, contarás con reportes semanales para evaluar el desempeño de la empresa o negocio.
Debido a esta situación, Odoo ERP te permite generar facturas desde tu orden de compra; todo con un simple clic. Ya no será necesario crear tus facturas de forma manual o en un sistema independiente.
Errores en los datos
Otro problema sumamente común y al que debemos prestar mucha atención es cuando se emite una factura con información incorrecta. Esta situación le ocurre tanto a pequeñas y medianas empresas, así como a grandes corporativos: entre los principales se encuentran errores en el RFC, conceptos mal desglosados o poco claros, el desglose del IVA o ISR es incorrecto y falta de requisitos que todos los comprobantes fiscales digitales (CFDI) deben tener.
Una solución a este problema es Odoo ERP, pues como se ha comentado a lo largo de este artículo, permite importar bases de datos enteras, sin importar el tamaño. Ya no será necesario capturar la información de manera manual, por lo que no tendrás que preocuparte por errores en la información capturada.
¡Comunícate con nosotros!
En TOH Soluciones Digitales contamos con consultores especialistas en facturación mexicana CFDI 3.3 con el ERP Odoo, cuyo propósito es ayudar a las pequeñas y medianas empresas mexicanas a que mejoren sus procesos internos. Ofrecemos implementación y consultoría en diferentes productos de software. ¿Tienes alguna pregunta o duda? ¡Comunícate con nosotros! Con gusto te atenderemos.
